GIẢI PHÁP KIỂM KHO MÃ VẠCH DELFICOM

ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TY VẬN TẢI FIRST TRANSPORT LOGISTIC

Giới thiệu về công ty vận tải First Transport

• Được sở hữu và quản lý bởi Allan Bengtson
• Công ty lưu trữ hàng hóa kho và vận chuyển
• Diện tích kho 1600m2 (sắp tới sẽ mở rộng lên đến 4000 m2) và 16 chiếc ô tô vận tải
• Tọa lạc tại Farverland ở Glostrup
• Dịch vụ 24/24 cho các tài khoản online
• Vận chuyển cả những trường hợp khẩn cấp và đặc biệt

Nicolai Hillstrøm

• Giám đốc phát triển công nghệ và đối ngoại của First Transport
• Chuyên các sản phẩm Microsoft Dynamics ERP và UNICONTA, tích hợp thêm các phần mềm phụ thông qua SQL/Dotnet
• Hơn 20 năm kinh nghiệm làm việc tại Herning và Copenhagen

CÂU CHUYỆN CỦA ALLAN BENGTSON

Allan Bengtson, chủ sở hữu công ty vận tải First Transport với diện tích kho 1600m2, để quản lý vi mô lớn như vậy, First Transport cần có quy trình làm việc phức tạp và thông minh. Bắt đầu với việc ghi nhận những sản phẩm theo phương thức thủ công đến việc nhập số liệu thông qua công nghệ thông tin điện tử. Kết quả đến thời điểm hiện tại, thời gian làm việc đã giảm đi rất nhiều và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng theo đó mà tăng lên đáng kể khiến doanh nghiệp này ngày càng phát triển linh hoạt hơn.

Mùa xuân năm 2016, việc kiểm kê kho hàng hóa đã bắt đầu trở nên khó kiểm soát và Allan hiểu rằng anh ấy phải bỏ nhiều thời gian cũng như công sức hơn để kiểm soát lưu lượng hàng hóa nhập vào vì chỉ có cách đó anh mới có thể nhanh chóng thu hút thêm khách hàng mới và phát triển hơn doanh nghiệp của anh. Từ trước đến nay, việc nhập hàng hóa mới vào kho luôn được thực hiện thủ công, nhưng khi lượng khách hàng ngày càng tăng nhanh đi kèm theo những yêu cầu khác đối với hàng hóa, Allan dần trở nên khó bắt kịp tiến độ của nó.

Thách thức lớn mà anh gặp phải chính là quy trình dịch vụ phải được cụ thể và rõ ràng, vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào liên quan đến ngành Logistic đều gặp phải. Kho lưu trữ đóng vai trò là nơi lưu trữ hàng hóa trước khi chúng được vận chuyển đến tận tay khách hàng, cũng là nơi mà bất kỳ khách hàng nào muốn trực tiếp lấy hàng hóa cũng có thể thông qua đó – Do vậy tất cả những yêu cầu khắt khe đó khiến Allan ngày càng đau đầu với quy trình đăng ký thủ công.

Cuối cùng, anh quyết định liên lạc với Nicolai Hillstrøm từ Endsearch Ltd. Nicolai Hillstrøm là một chuyên viên công nghệ, thường xuyên giải quyết những vấn đề liên quan đến giải pháp hàng hóa trong kho. Họ đã biết nhau từ trước và đã từng làm việc cùng nhau trong một số công việc liên quan, vì vậy Nicolai nhanh chóng hiểu rõ những than phiền mà Allan đang mắc phải, anh quyết định giúp Allan.

Allan chia sẻ với Nicolai rằng:

• Tính linh hoạt trong các dịch vụ của doanh nghiệp chúng tôi ngày càng rắc rối, tôi thấy khó ghi lại chính xác thời gian nhập hàng hóa vào kho và ghi số liệu hóa đơn một cách chính xác. Đôi khi tôi hay cảm giác rằng những số liệu đó ít hơn so với lượng hàng hóa thực tế tôi đã nhập vào. Với mong muốn quản lý tốt hơn số lượng hàng tồn kho, chúng tôi rất cần thông tin chính xác và chi tiết về lưu lượng hàng hóa sản phẩm, đồng thời giúp chúng tôi dễ dàng thanh toán hơn. Vì vậy, tôi đặt niềm tin rất lớn vào Nicolai Hillstrøm, hi vọng anh có thể sớm đưa cho chúng tôi một lời khuyên đúng đắn.

GIẢI PHÁP PHẦN MỀM VỚI SỰ LINH HOẠT TÙY CHỈNH

Nicolai Hillstrøm biết đến Delfi Technologies như một thương hiệu chuyên về giải pháp phần mềm giúp kiểm soát các dòng sản phẩm thông qua các thiết bị kiểm kho. Những chức năng kiểm kho được gói gọn trong các Icon Delfi bao gồm các trạng thái hàng hóa, chọn đơn hàng, nhận hàng, di chuyển hàng hóa, tạo đơn hàng, đơn hàng đang vận chuyển, vâng vâng và nhiều hơn thế. Về phía Allan, Nicolai gợi ý cho anh thêm vào hai biểu tượng “chọn hàng” và “nhận hàng”, sau đó anh liên lạc với Delfi để liên kết Dynamics C5 (hệ thống tài chính của First Transport).

• Việc tích hợp các biểu tượng Delfi thành các module khá đơn giản, vì Delfi đã tích hợp chúng thay bạn. Các module được cấu trúc chỉ với hai lựa chọn là bật và tắt để dễ sử dụng. Bạn có thể hình dung rằng khi bật ứng dụng, bạn có thể tùy chọn ID nhân viên, số tham chiếu,… và quy trình làm việc sẽ tích hợp giúp bạn làm việc nhanh chóng hơn. Để chắc chắn rằng chúng tôi vẫn đang đi đúng hướng, chúng tôi chọn quy trình tự phát triển liên tục (phát triển nhanh), Allan và tôi gặp nhau một tuần một lần, thử nghiệm hệ thống và trao đổi để tìm ra giải pháp. Cuối cùng, Nicolai thừa nhận rằng giải pháp của Delfi thực sự hiệu quả.

Quá trình hoạt động của giải pháp kiểm kho vẫn tiến triển theo kế hoạch đề ra trước, đáp hứng hoàn toàn các nhu cầu và mong muốn của Alan. Tất cả các mặt hàng đều được in một mã vạch duy nhất kèm số Seri về thông tin lô hàng. Việc giao hàng được thực hiện bằng cách quét mã vạch thông qua thiể bị kiểm kho không dây đã tích hợp Dynamics C5 của First Transport. Ồ và bạn biết đấy, thời gian nhập và giao hàng hoàn toàn chính xác, là cơ sở theo sát thời hạn sử dụng của sản phẩm, nhờ đó dễ dàng theo dõi và nhanh chóng thanh toán các mặt hàng đúng hạn hơn.

Máy quét mã vạch kiểm kho không dây mang lại sự thuận tiện cho nhân viên kiểm kho mọi nơi mọi lúc, với dữ liệu được đồng bộ hóa chỉ trong duy nhất một nút chọn. Mỗi mặt hàng nhập vào đều được bổ sung đầy đủ thông tin như nhân viên kiểm kho (người đã nhập và xuất sản phẩm), tham chiếu trong nhiều trường hợp,…

LỢI NHUẬN CẢ VỀ THỜI GIAN LẪN TIỀN BẠC

Một vài bất ngờ mang tính tích cực đã xảy ra sau khi đưa giải pháp vào hoạt động và nhận được đơn hàng đầu tiên. Trước đây, Alan đã mất 2 ngày làm việc để xử lý xong một đơn hàng đó. Vậy mà giờ nó đã giảm xuống chỉ còn 10 phút. Điều này khiến Alan dường như phấn khích và vui sướng vì giờ anh hoàn toàn có thời gian và sức lực để điều hành và mở rộng việc kinh doanh của mình. Việc nhanh chóng giải quyết thanh toán và giao hàng đúng hạn đã nâng cao chất lượng dịch vụ cho doanh nghiệp của anh và khách hàng đánh giá cao điều đó. Allan chợt có niềm tin rằng tổng lợi nhuận có thể tương đương với gần ¼ tổng doah thu, điều này có nghĩa rằng khoảng đầu tư vào những sản phẩm điện tử vẫn chưa được coi trọng.

“Lợi ích của việc kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho là chúng tôi nhận được đánh giá tốt đến từ khách hàng của mình. Không có một khách hàng nào phàn nàn về việc nhận hàng trong thời gian này, vì họ cảm giác dịch vụ này rất tốt” Allan hài lòng nói

• Nhận thấy rằng việc hoạt động thương mại điện tử phát triển giúp giải phóng nhiều thời gian làm việc, tôi lại có thêm thời gian để mở rộng quy mô cửa hàng của mình lên gấp đôi. Vì vậy, tôi nhanh chóng nghiên cứu cơ cấu thị trường hiện tại. Chắc chắn rằng tôi sẽ không bao giờ có thời gian để nghĩ đến những việc này, nếu không có sự giúp đỡ của những phần mềm mà Delfi cung cấp

Giải pháp kiểm kho Delfi:

• Phần mềm Delfi Icons
• Cấu hình và quản lý của công ty ERP EndSearch
• Thiết bị kiểm kho Delfi Nova
• Máy in tem nhãn
• Hệ thống quản lý tài chính Dynamics C5 (tương tự các hệ thống quản lý tài chính đã biết)
• Cơ sở dữ liệu Microsoft SQL

Delfi Technologies Denmark